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人材派遣会社との電話対応する場合の基本マナー

IT化が進み、ほとんどの用件をメールやSNSで済ませてしまうことができる時代ですが、それでもやはり電話をしなくてはいけない場面は出てくるものです。

今回は、派遣登録から仕事紹介、そして仕事をしていく上での電話を使用するシーンで注意すべき点やマナーについてご説明していきます。

派遣登録を電話でする際の注意点

あなたが派遣社員として働きたいと思った際にまず初めにすることは、メールや電話による派遣登録説明会の予約です。

近年はWebエントリーが一般的になっていますが、電話で受付を行う派遣会社もあります。では、登録希望の電話をかける際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

名前を名乗り、派遣登録したい旨を伝える

まずはあなたの名前と、派遣登録したい旨を伝えます。

「そんなの当たり前でしょ」と思うかもしれませんが、宅配ピザの注文の電話のように、相手から名前や要件の質問をしてもらうのを待ってしまう人が意外に多いのです。

新規登録者専用の回線でない限り、派遣会社にはさまざまな立場の人から電話がかかってきます。例えば、すでに登録済みの派遣スタッフや企業の担当者、業者さんなどです。

「○○と申します。御社に派遣登録させて頂きたいと思いお電話致しました」のように、名前・要件をきちんと伝えることで、あなたが新規登録したいことがすぐに伝わり、話がスムーズに進みます。

礼儀正しい受け答えを心がける

たかが申し込みの電話と考えがちですが、派遣会社としては、あなたが登録スタッフとしてクライアントに出向くかもしれないという目でチェックしています。

オフィスワークにおいて、電話対応は大変重要です。電話の印象でその企業のイメージが決まってしまうこともあるからです。

例えば、あなたがレストランに予約の電話を入れたとき、電話口に出た店員さんが丁寧な言葉遣いで気持ちの良い対応をしてくれたら、お店のイメージが良くなりませんか?逆にぶっきらぼうだったり、的を得ない話し方だったりすれば、“なんだかいまいちなお店だな”という印象を持ってしまうと思います。

派遣会社に電話をかける際も同様で、顔が見えない分、電話口での印象は大きいものです。平均点レベルの対応はプラスにもマイナスにもなりませんが、特別対応が良かった場合や、逆にかなり悪かった場合は、チェックされている可能性が高いです。

登録手続きのための電話も審査されていると考え、丁寧な言葉遣いはもちろんのこと、問い合わせ内容はメモをとり、スムーズに話せるように準備しておきましょう。

登録したのに仕事紹介の電話が来ない場合はどうする?

派遣登録会に参加してスタッフ登録が完了すると、まれにその場ですぐに仕事の紹介をもらえることがあります。

しかし、ほとんどの場合は、「条件に合う案件がありましたら、こちらからご連絡します」と言われ、派遣会社からの電話またはメールでの連絡を待つ形になります。

ただ、あなたの希望や条件・スキル・経験などによっては、すぐに仕事の紹介が来ない場合もあります。とはいえ「こちらから」と言われた以上、連絡がくるまでは待つしかないのかな…と考えてしまいますよね。こういった場合はどうすれば良いのでしょうか。

自分から問い合わせをしてもOK

派遣会社には、日に何人もの派遣登録希望者が訪れます。登録直後は“新しいスタッフ”として気にかけてもらっていたとしても、日が経つにつれて、どうしても新しいスタッフの情報に埋もれてしまいます。

すぐにでも仕事をしたいのに連絡が来ない、そんな時は思いきってこちらから連絡をしてみましょう。その際は、名前と登録日・スタッフ番号を伝えると、担当者がすぐにあなたの情報を端末で調べることができ、話がスムーズに進みます。

あまりにも頻繁な問い合わせはNG

問い合わせがOKと言っても、週に2回も3回も…というのはちょっと頻繁すぎます。最低でも1週間から2週間は空けて、問い合わせをするようにしましょう。

ただ、派遣会社のホームページやメールマガジンで気になる求人情報を見つけた際は、前回の問い合わせから日が浅かったとしても電話をしても大丈夫です。

「現在Webサイトに掲載されているお仕事情報を見て、お電話しました」というように、要件を明確にして伝えましょう。

派遣会社からのお仕事紹介の電話がしつこい場合の対応

口コミサイトなどには、“登録した派遣会社から、お仕事紹介の電話が頻繁にかかってきて困る”という意見をみかけることがあります。

紹介をたくさん受けられるなんて羨ましいと感じてしまいますが、しょっちゅう応対するのが面倒、現在在職中なので頻繁な電話困る…という方もいるでしょう。そんな時は、どのように対応すればいいのでしょうか。

自分の希望条件を細かく伝えておく

オフィスでの一般事務を希望しているのに、コールセンターや接客業の仕事の紹介が頻繁にくるといった場合、あなたの希望が派遣会社にしっかりと伝わっていない可能性があります。

その場合、「今回はすみません、受けられません…」のような曖昧な断り方をしていると、派遣会社側は今回“たまたま”受けられなかったと判断し、また同じような案件が出た際に連絡をくれる可能性があります。

また、希望条件とはちょっと違うけれども、こういった仕事も受けてくれるかな、と考えて連絡してくれることもあります。

あなたがもし明確にやりたい仕事があり、それ以外の仕事を受ける気がないのなら、担当者にはその旨をはっきりと伝えておきましょう。そうすることで、お互いの手間もストレスも軽減することができます。

ただし、あまりにも業種や職種を限定してしまうと、今度は逆に全く仕事の紹介がこない可能性はあります。そのあたりはきちんと留意しておきましょう。

電話に出られない時間帯を伝えておく

現在就業中で派遣会社に登録している方の場合、勤務時間帯に電話がくるのは困るというケースもあるでしょう。この場合は、派遣会社の担当者に、電話に出られない時間帯や曜日をきちんと伝えましょう。

仕事の紹介はメールでくる場合、電話でくる場合の2パターンがありますが、電話連絡の場合は、急ぎの求人である場合、または大勢の派遣スタッフの中でも特にあなたにお願いしたい案件である場合が多いです。

ですから、もしもあなたに電話がつながらない場合、他の方に決まってしまう可能性が高くなります。

仕事中に電話が来るのは困る、でも良い案件は逃したくない、というのであれば、要件を留守電に入れておいてもらえるようにお願いし、時間が空いたときにすぐに折り返すようにしましょう。

仕事紹介の連絡はメールのみでお願いする

あなたが以下の条件にあてはまる場合、仕事紹介の電話連絡は頻繁にくる可能性が高いです。

@複数の派遣会社に登録している
A新規登録直後
B希望職種や業種の範囲が広い
Cあなたがとても優秀

紹介の電話が頻繁で管理しきれない、日に何度も電話がきて対応が面倒という場合は、仕事の紹介をメールのみにしてもらえるようお願いしてみましょう。

その際、決して電話を受けるのが面倒といった態度ではなく、「たくさんの派遣会社さんからお仕事紹介のご連絡を頂き、電話応対が難しい」といった理由で丁重に謙虚にお願いしましょう。

そうすることで、あなたが他の派遣会社からも頻繁に声がかかる優秀な人材であることもさりげなくアピールすることができます。

ちなみに、派遣会社の複数登録はごく当たり前のことなので、他の派遣会社を利用していることが知られても悪い印象を持たれることはありません。

派遣会社の電話を無視し続けるとどうなる?

派遣会社からの電話を無視することは、ビジネスマナーとしてはあるまじきことです。このことを頭におきつつ、2つのシチュエーションで見てきましょう。

仕事紹介の電話を無視した場合

派遣会社は、あなたに合う求人が出た場合に電話で連絡をしてくれます。あなたが電話に出なければ他の人に紹介をするだけなので、電話に出ないからといって法律的に何か問題があったり、ブラックリストに載るようなことはありません。

ただ、何度電話してもつながらないし、折り返しの電話も来ないとなると、「このスタッフさんはヤル気がないんだな」と思われ、良い求人が出た際にも社内選考から外されたり、連絡が来なくなる可能性はおおいにあります。

もしも、現在ほかの仕事をしていたり、出産・子育て・その他の理由で今すぐ仕事を受けるつもりがないのであれば、営業担当者にそのことを伝えるべきです。

そうすれば、お互いに手間や不愉快な思いをする必要もなくなりますし、また仕事を紹介してもらいたいときにも、良好な関係でスタートできます。

もし今後、この派遣会社とのお付き合いをすることはない、というのであれば、個人情報の観点からも、登録抹消をしてもらうことをおすすめします。

すでに派遣先で働いている方が無断欠勤→電話無視をした場合

すでに派遣先で就業開始したにも関わらず、人間関係や仕事に不満がある、他にもっと時給の良い仕事が見つかったなどの理由で、無断欠勤をしたり、そのまま勝手に辞めてしまったりする派遣スタッフも、少なからずいるようです。

その場合、派遣先企業から、「スタッフが出勤しないのですが、どうなっているんですか」といった連絡が派遣会社にきます。

派遣会社は、なぜ無断で会社を休んだのかを企業に説明しなければならないため、あなたに電話をかけてくるでしょう。

電話に出なければ、しばらくの間は何度も何度もかかってきますし、どうしても連絡がつかない場合は、自宅に確認に来るというケースもあるようです。

こういったことが起こると、派遣先の企業はもちろんのこと、派遣会社も非常に迷惑します。「もう、あなたのところの派遣スタッフは使わない」と言われ、派遣会社はクライアント先を1つ失ってしまう可能性もあるからです。

このケースの場合は、間違いなくブラックリストに登録され、2度と仕事を紹介してもらえなくなるでしょう。最低限のマナーとして契約期間は責任を持って全うしましょう。

お仕事紹介の留守電を聞いて折り返すときの掛け方

派遣会社からの電話に出ることができず、留守番電話に仕事紹介のメッセージが残っていた場合は、どのようにすればいいのでしょうか。

まずは、あなたの方から留守電を残してくれた派遣会社の担当者に電話をかけます。そして、名前とスタッフ番号を伝え、「先ほど(または○月○日に)留守番電話に仕事紹介の件でメッセージを頂いたようなのでお電話致しました」と伝えればOKです。

仕事紹介の電話の場合、急ぎで人を見つけたい至急の案件も多くあります。気がついたタイミングで、できるだけ早く連絡をしないと、その間に他の方が決まってしまうこともあります。

求人案件はタイミングが命です。“電話は緊張するし、気が重い”という気持ちも分かりますが、頂いた電話には出来るだけ早く折り返すのがマナーですし、その対応の速さ次第で仕事が得られるか否かが決まるかも知れません。

そのくらい真剣に考えて、動く姿勢が大切です。

病気で休む場合の電話のかけ方

急な熱などの病気で欠勤する場合、派遣先に電話をするべきか、派遣元である派遣会社に連絡すべきか迷う方もいるでしょう。

派遣会社にもよりますが、多くの場合、両方に連絡をすることがルールとなっています。

まずは、派遣先企業の上司に電話をしましょう。

「そちらでお世話になっている派遣スタッフの○○と申します。大変申し訳ございませんが発熱のため、本日はお休みさせていただけますでしょうか。ご迷惑をおかけして申し訳ございません」

というように、用件を簡潔に伝えます。

電話をする時間帯としては、始業時間の15〜30分ほど前が理想的です。あまり早い時間ではまだ誰も社内にいない可能性もありますし、始業後では「どうしたんだろう」と心配をかけてしまいます。

派遣先企業の上司に許可を得たら、次は派遣会社に連絡します。

「□□(派遣先企業名)に派遣されている○○と申します。本日、熱のためお休みいたします。先ほど、□□の課長には許可をいただきました。ご迷惑をおかけして申し訳ございません」

などと、こちらも簡潔に用件を伝えましょう。

体調不良でお休みするのは、仕方のないこと。大切なのは、申し訳ないという気持ちと、きちんとした対応です。

また、出勤中に電車遅延などで遅刻する場合も、欠勤時同様に派遣先企業、派遣会社両方に電話連絡を入れるようにします。遅延証明などは必ずもらうようにし、タイムシートなどと一緒に忘れずに提出しましょう。

土日祝日でも電話をかけて大丈夫なのか?

派遣会社に連絡をしたいけれど、平日は仕事をしていて時間が取れない、そんな時に土日や祝日に電話をかけてもいいのかなと迷う方もいるでしょう。

派遣会社には、土日祝日に電話をしても大丈夫なのでしょうか。

派遣登録をしている人のなかには、現在正社員として働いている人、パートやアルバイトをしている人、別の派遣会社のスタッフとして働いている人などさまざまな立場の人がいますし、派遣会社はもちろんそういったことは理解しています。

そのため、多くの派遣会社では土・日、祝日、夜間なども窓口が空いています。登録を希望する派遣会社の営業時間を確認し、開いているようなら電話をしても全く問題はありません。

現在就労中のスタッフが、担当コーディネーターに用事があって電話をしたい場合も、まずは派遣会社の営業時間を確認します。開いている時間帯であれば、土曜などでも連絡をして大丈夫です。

ただし、電話をかけていいのはあくまで「派遣会社」。担当コーディネーターの名刺に書いてある携帯番号には、土日問わず気軽に連絡することは避けた方が良いでしょう。

相手がお休みの日かもしれないと考えて行動することも、社会人として必要な配慮のひとつです。

電話が緊張するから苦手な場合はメール返信でも良いのか?

最近、「電話が苦手」という声をよく耳にします。特に社会人経験が浅い場合、電話は緊張するからメールで返事をしてしまいたいという考えの方も多いようです。しかし、電話をいただいた場合は基本的に電話で折り返すのがマナーです。

電話をかける時には「先ほど、お電話をいただきました○○と申します」と名乗ります。誰からの電話か分からない時には「どなたにお電話いただいたのか分からないのですが、お心当たりございますか?」と尋ねればいいでしょう。誰からか分かっていれば 「おそらく○○様からいただいたお電話だと思います」と伝えます。

折り返しても電話がつながらなかった時には、メールで返事をしても良いでしょう。その場合は、まずは電話に出た方に「メールいたしますので、ご確認くださいますようお伝えください」と一言掛けておくといいでしょう。

その上で「先ほど、お電話いただきました○○と申します。折り返したのですが繋がりませんでしたので、取り急ぎメールにて失礼します」と、まずは電話を折り返したこと、不在だったのでメールで連絡している旨を記しておきます。

まとめ

正規社員に比べ、さまざまな面で自由度の高い派遣の場合、連絡事項は電話でなくてメールでも良いのではないか、出たくないときには出なくでも良いのではないか、などと思ってしまいがちです。

しかし、派遣であろうと正社員であろうと、社会人として仕事をしていく上で、正しい電話のかけ方、受け方、話し方、マナーなどは絶対に身につけておくべきですし、むしろ派遣の場合、応募、仕事紹介、欠勤連絡など電話対応が必要な場面は多くあります。

ただし、交渉やセールスの電話をするわけではないので、基本マナーさえ覚えておけばそれほど難しいものではありません。

@明るくはっきりと丁寧な言葉遣いで話す
A要件を簡潔に話す
B頂いた電話は必ず折り返す

注意すべきはこの3点ぐらいです。苦手意識を捨て、気を楽にして電話対応をしてみてください。

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